关于学生档案归档注意事项的通知

各学院兼职档案员：

为统一学生档案整理的标准，提高收集、组卷、归档的效率，请各学院兼职档案员在学位材料归档工作中注意以下事项：

学生档案移交分两个时间段。

一、.新生档案（包括联办等各种情况）：（1.高中学籍档案、2.录取通知书、3.团档、4.学生登记表）

每年九月新生入学后，各分院会开始收集新生档案和录取通知书。通常是分院以班为单位收集的，今年在收集新生档案的同时，也收集了新生的团档，这点比往年要更有利于档案的保存的整理。

要求：1.档案、录取通知书、团档，都要按学号顺序由小到大排列，并在右下角写上班级和学号。

2.新生入学后，招就处会下发《学生登记表》让学生填写并上交，这是学生在校期间形成的第一份档案。同样右下角写上班级和学号。

3.按班级收集好新生档案资料后，要附一份班级上交档案资料的学生名单。相当于目录。

注意：各分院管理学生档案的老师可建议学生在上交录取通知书之前先复印一两份，以备后用。

新生档案资料交接登记表

班级：审计3152班

序号	姓名	学号	学籍档案	录取通知书	团档
1	蒙丹丹	91315201	√	√	√
2	李亚亚	91315202	√	√	×
3	张三	91315203	×	√	×
4
……

二、毕业生档案：（1.毕业生登记表、2.成绩单2份、3.学籍卡）

毕业生档案要求在每年的四月之前移交完毕。也要求按班级、学号由小到大排列，毕业生登记表右下角写上班级和学号。

现在每年毕业生大都在四千学生左右，所以毕业生档案一定要在四月之前移交完毕，档案室才有时间对毕业生档案进行逐一装袋。毕业生档案装袋工作很繁杂，还不能有任何的差错，所以这是个仔细的工作，加上数量又很大，所以要花费很多时间，希望各分院能及时移交完学生档案，以保证毕业生档案及时装袋完成。

三、毕业生派遣证

派遣证是最后装入毕业生档案的资料，是由招就处移交的。派遣证装袋后，学生的学籍档案就全部装完了，密封盖章后，学生的在校期间的学籍档案就完成了。

在学生档案的归档工作中如有问题，可随时与学校综合档案室联系，电话：84962709 。

党政办综合档案室

2016年10月